今天要來分享一本提高生產力的新書，叫做《上線時間管理術》。
你可能會翻白眼，哼，又來了，講時間管理的書還不夠多嗎？這本書跟 David Allen 的 GTD、Cal Newport 的 Deep Work 有什麼不一樣？
我很高興你問了這個問題，因為作者 Laura Mae Martin 的來頭可不小啊！
她在 Google 的職位叫做 Executive Productivity Advisor，這是專門為她創的 title 喔，超酷的。顧名思義，就是擔任 google 裡面總字輩的老闆們的顧問，幫他們重整被會議塞滿的行事曆，還有教他們如何拯救已經失控的 email 收件夾等等。而這本書鉅細靡遺地把她教給 google 老闆們的生產力系統分享出來。
所以科技媒體 The Verge 也把這本書稱為 Google 人的 Getting Things Done。夠威吧？
之前我在文章中分享了許多增加工作效率、提高專注力的方法，像是 888 工作法啊，數位斷捨離等等，很多讀者說，這些方法只適用在我們這種個人工作者身上，對他們這些時間不是自己的社畜來說，一點用都沒有。
相信我，這本書就是為了你們寫的。
這是我讀過的針對疫情後的混合辦公模式，寫得最全面也最實用的時間管理書，讀完並且實際運用後，一定可以幫你在維持身心健康的前提下，在有限時間內完成更多有意義的事情，一定要看到最後喔。
《上線時間管理術》大師：Laura Mae Martin
在介紹《上線時間管理術》中的方法前，還是要先來簡單介紹一下作者。
Laura Mae Martin 是 2010 年進入 Google 的，她當時擔任的是 Adwords 的業務。
她的工作就是開發並且維護在 Google 下關鍵字廣告的客戶，最多曾經要同時維護五十多個客人耶。
一開始她也是被搞得焦頭爛額，後來她覺得這樣不行。
於是她開始研究如何有效率的處理 email，安排固定時間批次處理事情，並且把工作流程順好。
同事們很好奇她怎麼能把這些客戶照顧得那麼好，而且都還能準時上下班，所以她開始跟同事分享自己的秘訣。
後來她發現她的方法真的幫到許多人，於是她開始利用在 Google 著名的 20% time，用來創造 Productivity@Google 這個計畫。
她開始在公司內部開課，並且跟負責 Google Workspace 的同事合作，幫他們改善產品。
她也開始經營一個有三分之一 googler 訂閱的生產力電子報。
後來她越做越大，於是公司認為，如果她能幫主管們提升工作效率的話，那對公司的貢獻絕對遠大於去跑業務。
所以公司就把她拉到執行長辦公室，成為高階主管的生產力教練。
她也在 Google Workspace 這個 YouTube 頻道錄了許多教學影片，我在做這集節目的時候就學到不少。
我深深覺得，如果以前就知道這些撇步，一定可以幫我提高不少生產力。
尤其是本文最後會分享的 email 洗衣法，我已經學起來準備應用到目前逐漸失控的 email 信箱了。
《上線時間管理術》這本書的架構也深得我心。
她先把「生產力」是什麼，以及不是什麼定義清楚；
接下來就「該做的事」、「什麼時候做」、「在哪裡做」這生產力的三大基本要素分章闡述；
最後在「如何做好」以及「如何在蠟燭 n 頭燒的情況下把人生過好」這兩個部分，把她在這十幾年輔導過這麼多 google 主管的經驗全部分享出來。
先讓大家看看她的一周行事曆，我放在下面這邊：
你會不會覺得，這看起來也太愜意了吧？
她的工作時間就是普通的朝九晚五啊，星期五下午四點過後甚至不排事情，她到底怎麼完成這麼多事情的？
而且下班後還要照顧三個不到四歲的小孩，甚至堅持每天作飯給他們吃？
為什麼星期一到五都有個主題？那些威力時刻是什麼？不同的清單裡面又寫了啥？
我接下來就會一個一個跟大家介紹，並且附上我自己的作法來給大家參考。
但首先，我們先來定義什麼叫做 productivity，生產力。
什麼是真正的「生產力」
作者對生產力有個相當明確的定義，必須要具備三個條件：
- 明確定義出自己想做的事；
- 撥出適當的時間在適當的地方工作；
- 在設定的期間內落實計畫。
如果這些想做事情都符合自己的願景，時時讓自己的意圖和行動相匹配，並且能在身心健康的狀態下長久執行下去，那就是有生產力的人生。
舉例來說，你本來預定今天早上要花兩個小時來製作下周要上台演講的投影片。
結果看到 email 信箱傳來了一個客戶下的大訂單，你就先把投影片的事情放著，趕緊把訂單處理好，畢竟賺錢重要嘛！
這樣算有生產力嗎？
不算。
因為你的意圖是做投影片，但你卻先去處理 email 了。
再舉另外一個例子：你這個周末說好要陪孩子去動物園玩三小時。
結果你雖然人在孩子身邊，但是腦子裡想的卻是工作的事情，甚至拿起手機回了很多工作的訊息。
這算有生產力嗎？
還是不算。
不但你的行動和意圖不匹配，甚至還違背了你想當個好媽媽或好爸爸的願景。
傳統觀念可能會認為這種行為很有生產力，因為他們把握了每分每秒完成工作上的任務。
但作者說，這只是「瞎忙」。
有的人甚至會把過勞當成勳章，在社群媒體上洋洋灑灑列出光看就令人喘不過氣的行程。
殊不知這些都是過時的作法，常常會適得其反。
把「上線時間」該做的工作，拿到本來應該用來充電、紓壓的「離線時間」來做，不但工作品質不會好，長久下去還會降低工作動力、創造力、最終還可能失掉身心健康，走向過勞。
作者 Laura Mae Martin 在書的一開始也舉了自己的例子。
她最近在某個周末邊吃爆米花邊追了 10 個小時的劇，下午只小睡了半小時，而這是她人生中最有生產力的日子之一。
因為她的原訂計畫就是這樣，而她相當精準地完成了。
安排周末耍廢躺平，那就躺好躺滿，才算是有「生產力」。
而她把要做的事情從一開始冒出來到最後做完的這整個過程，定義出了五個步驟，叫做生產力 5C。
這正好相當符合我現在的影片製作流程，我來介紹給大家。
「執行力」= 關上生產力 5C 迴圈的能力
我們的人生都有許多「願景」想要達成，小到學習一個新語言，大到建立一個事業。
作者將達到這些願景必須要做到的事情，稱之為大腦中的開放「迴圈」。
就算你的願景很清晰，也列出了該做的事情，但如果沒有「執行力」，那這些迴圈可能就只是開了個頭，永遠沒辦法閉闔起來。
這樣除了會不斷增加自己的壓力以外，願景也只能淪為空想。
這個生產力 5C 循環，如下圖所示，分別是「放鬆」、「創造」、「採集」、「整合」、「完結」。
這個循環是可以生生不息，永續執行下去的。
就我現在的工作來舉例，我的「放鬆」時間就是出門跑步。
我常常可以在過程中發想「創造」出一個影片的主題，回到座位上後，我會把這個點子在 notion 上面開一個頁面。
接著我會開始在網路上以及書中「採集」跟主題相關的資料，丟到 notion 頁面中。
等資料蒐集了差不多了，我就會開始「整合」，把我想傳達的內容有條理的寫出來，並且拍成影片，請夥伴進行剪輯。
將影片上傳到頻道上之後，就「完結」了這個迴圈。
這時候我會好好「放鬆」一下，而下一個主題，就會一直源源不絕冒出來。
經典電影《大亨遊戲》裡面 Alec Baldwin 那句「Always Be Closing」的經典台詞就是在講這件事情。
弄清楚「生產力」、「執行力」、以及「生產力 5C」的定義後，接下來就要來介紹，要如何找出並且規劃符合「願景」的該做的事情。
該做的事情（What do do）
我們每個現代人都同時扮演不同的角色，也想要達到自己為每個角色設下的願景。
以我當例子，身為一個創業者，我在工作上有許多要完成的任務，舉凡內容創作、產品開發、商案接洽等等。
而身為家庭和社群的一份子，我也有很多想做到的事，像是一個月帶全家出去玩。
而身為自己身心的主宰，我也要顧好身體和心理健康，才能走得長遠。
仔細想想，我們真的有太多事情得要做。
就好像我好朋友 Eva 說的，我們每個人都好像同時拿好幾個水晶球在雜耍，一不小心就會摔破其中一個。
要怎麼精煉出真正重要的水晶球呢？我歸納了兩個步驟：
第一：用 OKR 列出優先事項
作者說她問她輔導的對象，第一個問題就是問說：你的三大優先事項是什麼？
一個真正的高效工作者，一定會很清楚自己目前的三大優先事項是什麼，並且嚴格檢視自己每天做的事情是否與之對齊。
我這裡同樣以自己當例子。
我自己是採用 OKR 來做優先事項的計畫。
（話說回來《上線時間管理術》這本書都沒講到 OKR 耶，不知道 Google 是不是還在繼續用。）
我在每年底做隔年的年度計劃時，會先制定一個主題，我去年設定 2024 年是變現的一年，（要不然快吃土了嗚嗚。）
所以在 OKR 的 Objective 我設定了四大支柱，分別是「工作和專業」、「家人和朋友」、「身心靈健康」、還有「玩」這四塊。
「玩」是今年才加進來的，是從《做自己的生命設計師》這本書中學到的。
這四個支柱都會有個大政方針，像工作和專業方面我把兩張證照，以及即將推出的付費封閉社群以及線上課程列上去。
家人朋友方面我希望一個月至少要有一次家庭旅行和朋友聚會。
身心靈健康就是我平常在做的訓練、冥想等。
最後我真的好想要玩太七重製版啊！女兒都四歲了，重生都出了重製，我到現在還沒玩過啊！這像話嗎！
好，冷靜冷靜。
整年的四大支柱訂出來後，我一季會設定每個支柱的 Quarterly Key Result。
這是比 Objective 更細的執行事項，重點是一定要可衡量的。
我的工作和專業有包括每周上傳一隻長影片、每周寄一封電子報等等，其他支柱也有其各自的關鍵成果。
至於要怎麼設，大家可以去找《OKR 做最重要的事》這本書來看，強力推薦。
而我的周計畫就必須要跟 KR 一致，這樣就能確保我每天的時間都能花在推動年度目標上。
至於周計畫要怎麼做，大家可以去參考我之前講「生產力系統」那篇文章。
我自己這套基於 OKR 的系統其實就跟作者書中講的三大優先事項，以及她下圖這個清單漏斗系統的精神是一樣的。
大家可以挑適合自己的來用。
第二：學習如何說不
這個對創業者來說實在太重要了。
很多時候我是清楚真正重要的事情有那些，但隨著頻道慢慢經營起來後，就會有越來越多的邀約湧進來。
辨別哪些是能幫助自己前進，那些是會讓自己分心的邀約，是相當重要的。
我目前採取的是 Derek Sivers 的 “Hell Yeah or No!” 法則。
加上我會問自己，如果這個邀約是發生在明天的話我會不會去，如果會的話我才會答應，其他一律拒絕。
但是拒絕也是要有同理心。
如果是收到那種一看就知道沒有誠意的信，就用制式回應拒絕就好；
如果是比較用心的，我就會解釋為什麼無法受邀，並且推薦我覺得適合的人選。
作者有個比喻很傳神：如果有人跟你要錢，你會不會講說，好啊這是我的銀行帳號和密碼，你要拿多少錢都可以？
當然不會嘛！何況是比錢更寶貴上百倍的時間呢？
但是在公司上班的打工仔可能就沒辦法那麼任性了。
作者也在《上線時間管理術》中舉出許多不失禮的「設定邊界」以及「拒絕」的方法，我覺得都相當實用，大家可以挑幾招來用。
把真正重要的事情列出來，排除掉不重要的事情後，接下來就是安排時間來執行了。
而這學問可大了。
什麼時候做（When to do it）
之前我分享我的「888 工作法」的時候有講到，早上起床之後的八小時，是我的黃金工作時段。
我會在完成 morning routine 之後，拿來執行一到兩個 90 分鐘的高專注 UFO。
通常這個時間我會拿來寫文章，或者研讀書本以及論文。
其餘時間會拿來做一些只需要中等專注就可以完成的事情，像是上網看一些 seminar 並且作筆記。
我的目標是一天有達到 8 個到 10 個創作番茄，裡面包含兩個 UFO。
這樣對我來說就是相當高生產力的一天了。
下午兩三點開始的青銅工作時間。
這時我就會拿來做一些輕度的工作，像是翻翻出版社寄來的書，或是趁腦袋比較發散的時候胡思亂想一番。
而作者提出了「威力時刻」（Power Hour）的概念。
她說每個人最能集中精神的時間點不一樣，就跟睡眠習慣一樣，有分早睡早起的早鳥型，以及晚睡晚起的夜貓型。
她自己是中午以前比較能集中精神的早鳥，而她老公是晚上會興致勃勃跟她討論財務問題的夜貓。
重點是，每個人都要找出自己最有精神、專注力最高「威力時刻」，把它分配給最需要專注用腦的任務。
以作者來說，她訂的威力時刻是週二和周五上午。
除此之外，星期一到星期五人們的精神狀態也有波動。
她發現週四的早上人們普遍較沒精神，可能是一周被摧殘了三天有點累了，離周末又還早，所以能量會比較低。
於是她把星期四上午安排低耗能的事務。
我覺得她有個做法相當聰明。
她會給周一到周五都訂個主題，像星期一是開會和 1 on 1 的人資管理日，以及周二專門要幫老闆上課的教練課程日等等。
因為人是習慣的動物，這些規律一建立下來後，我們進入狀況要花的時間就會比較短。
我現在周一就設成團隊對焦和進度追蹤日，周二和周三是閉關研究趕稿日，周四是放鬆閱讀日，而周五會來處理商案或跟外部開會。
除了這些拿來真正執行任務的時間以外，也要確保每天都有一個時段是來調整舊任務的進度或安排新任務的時間。
作者稱這段時間為 points of control，控制點。
她把控制點放在一天的最後，這也跟我一樣。
有時候一天預計要做的事情沒做完，我就會在電腦關機前，安排隔天一個新的時間來做。
這樣隔天早上執行 morning routine 的時候，看一下就知道今天的工作重點是什麼。
作者舉了《想成功，先吃了那隻青蛙》這本暢銷書中說的：
花十到十二分鐘規畫一天的時程，可以幫你省下最多兩小時的時間。
這投資報酬率實在太高了。
除了找對的時間做對的事情以外，在對的地點工作，也可以讓你更有效率喔。
在哪裡做（Where to do it）
作者在《上線時間管理術》中指出，因為疫情的關係，本來規律的工作地點一下多了起來。
目前有許多公司都提供在家工作的選項，把更多工作時間和地點的自主權交到員工手上。
但這也意味著我們必須在公司以外另外找一個地點，能夠讓我們盡快的進入工作狀態。
作者提出了人類會有情境依賴的現象：為什麼我們每天進到同一個辦公地點總是能夠馬上進入工作狀態呢？
那是因為在你開電腦前，許多其他條件已經陸續發生或就緒：
坐同樣的捷運、在同一間便利商店買同樣的咖啡，進到同樣的辦公室，在同樣的辦公桌坐下，然後開始工作。
大腦就會把這些所有線索和工作連結在一起。
所以當我們在家工作的時候，也可以找幾個工作熱點出來。
像我大部分的中高專注工作就是我的工作室完成，我也會用計時器來幫助我進入狀況。
而我做比較低專注工作時，就會到客廳去，一邊喝杯牛奶吃個小點心。
書中還講到一個重點，就是「非工作熱點」也相當重要。
像是臥室就該被視為不可被工作入侵的神聖地點，我是絕對不會把筆電或手機帶進去的。
到這邊生產力的三大要素已經講完了，我覺得如果能夠完全掌握的話，你的生產力應該已經可以其他人高上許多。
《上線時間管理術》也講了如何克服拖延症、如何正確開會、以及早晨冥想等等方法，來進一步增加我們的工作效率。
大家可以去把書找來看，也可以參考我之前在文章中分享的內容，我講得也相當詳細。
最後我再分享我從書中學到，相見恨晚的 email 處理策略，以及我剛開始執行的周末安息日。
相信這些都一定可以再幫你把生產力發揮到極致。
Email 洗衣法
作者說，根據研究顯示，人們在工作日大約每小時查看 email 十一次，但多數時候並沒有實質去處理這些郵件，就只是看看而已！
這不但會讓我們分心，還會讓大腦處於持續性的焦慮。
所以除了關掉收到新 email 的通知，以及安排特定的時間處理 email 以外，還有 3 點可以增加處理 email 的效率。
一：移除沒必要看到的 email
作者說，人們常會把未讀郵件的數量當成是一種榮譽的象徵。
她的輔導對象常常會有上千封未讀的 email，這代表他收到了很多不須出現在收件匣的 email。
而只要 email 出現在你的收件匣裡，無論你是否開啟它，那些粗體字都會讓你的大腦誤以為必須要處理些什麼。
所以第一步驟的重點，就是從收件匣中清理掉盡可能多的不需要的 email。
甚至在 email 程式中開創郵件篩選器或規則，使不需要的郵件永遠不會進入收件匣。
我們常常會因為買個東西就不小心訂閱了太多的推銷電子報。
我的樂趣就是在空閒時間一封一封把它們取消訂閱。
有時候一些比較老舊的系統沒有取消訂閱鈕，我還會追到會員後台，甚至打電話過去請他們關掉。
二：凸顯出確實必須看到的郵件
你老闆或最大客戶寄的 email，重要性一定高於其他的信件。
所以可以創立一個標籤，標上顯眼的顏色，並且在 gmail 的過濾規則中做好設定，讓他們一寄信過來就會自動加上對應的標籤。
這樣能夠讓自己在最快的時間內，就抓到所有重要信件。
三：像整理待洗衣物那樣分類你的 email
這是作者的大絕招，也是她在 google 開的最受歡迎的招牌課程中教的。
想像一下使用家裡的烘衣機：
最有效率的方法，就是把濕的衣服丟進去烘乾，然後過一段時間之後去把乾的衣服全部拿出來摺好收起來。很簡單對吧？
對待 email 這樣做就對了。
但我們常會做一些很浪費時間和精力的動作，像是把看過的 email 標記成未讀，這就好像把濕衣服扔回一堆乾衣服裡。
收件匣從沒有歸零，就好像烘衣機從沒清空。
一天看 email 至少十五次，卻不清理收件匣，就像一天裡反覆看著滿滿的烘衣機，提醒自己裡面有一大堆沒處理的混亂衣物。
所以作者強調，每一封 email 最多只要經手過兩次：
第一次是把它從 inbox 抓出來，用標籤分類成 respond、read、還有 review 這三種。
這就好像把衣服全部從烘衣機中拿出來分到三個籃子一樣。
respond 籃子裡的信是要花時間回的，像是老闆要你回報某件事情的進度；
read 裡面的是只要閱讀就好，不用回，像是你訂閱的新聞或電子報；
review 裡面的信沒辦法馬上回，可能是在等其他人的確認等等。
第二次是分類完之後，在特定的時間來處理這些信件，該回的回，該讀的讀。
處理完之後就可以把標籤拿掉，歸檔起來。
這就好像是把衣服從籃子中拿出來，摺好放在衣櫃裡的意思。
不用擔心拿掉標籤的 email 會不見，它們會全部在 All Mail 這個資料夾裡，只要搜尋關鍵字就找得到。
理想狀態是善用零碎時間來做分類，讓 inbox 時常保持是空的。
然後盡量每封 email 都可以在 24 內得到處理，這樣其他人也會比較願意和你共事。
我看到這個方法真的是腦洞大開，已經迫不及待要開始執行了。
如果你有寄 email 給我卻還沒收到回覆的，很不好意思，我不是故意的，之後我一定會用新方法來盡快回的。
最後我要跟你分享我才剛開始執行，但一試成主顧的每周安息日。
效法猶太人每周強制耍廢一天
我的七月工作效率相當差，每年到了這個時候，天氣變熱，心情也漸漸浮躁起來。
太陽一大早就超大，我的晨跑習慣也受到影響，有時候多睡一點，往窗外一看，視網膜好像都要融化了，更別說出門跑步了。
平常藉由運動紓解的壓力持續累積，而運動時常常發生的靈光一閃也少了，影片腳本寫起來也卡卡的。
加上六月底確診之後，自己的工作進度遲遲沒能趕上。
為了趕工，我又頻頻打破了一天工作 4~5 個小時，以及八點前關機的規定，甚至連周末也在看工作上的書和影片素材。
你猜進度有趕上嗎？
當然沒有啊！
工作的時間拉長了，產出沒增加就算了，心情也越來越糟。
上個星期四晚上，我《致富心態》下集寫到一半，我忽然感到一股強烈的抗拒。
於是我把電腦關了，走到客廳，老婆和女兒都還在吃晚餐。
我跟老婆說：「我心情好差喔，不想寫了。」
然後我癱在沙發上一動都不想動。
那時我想起了猶太人的「安息日」。
那是猶太教紀念神創世六天後休息的第七天，規定人類也要放下手邊所有的工作和神一起休息。
從星期五太陽下山後到星期六入夜前的這段時間，所有以色列人都「嚴禁」工作喔，甚至連電器的按鈕都不能按。
比較虔誠的猶太教徒，還會花錢請人來幫忙按烤箱的按鈕之類的。
在耶路撒冷的店家如果不遵守安息日規定，還會受到市政府的罰款，公共服務當然也都停止。
我是從 B&H Photos 的網站知道有安息日的。
它是從紐約曼哈頓起家的攝影設備商店，現在已經是美國最大的相機、3C 電商之一。
我之前超常在這個網站敗家。
但在禮拜六的時候，網站都會顯示：「因為安息日的關係，目前無法結帳，要等到 XX 點過後才會開放購物車。」
查了一下才知道，原來B&H 的老闆和許多員工都是虔誠的薩特瑪哈西德派猶太人。
禁止真人工作我能理解，但連網站都不給結帳，這也太奇葩了吧？
這不是把白花花的銀子往 Amazon 或 Sweetwater 那裡推嗎？
但或許是這樣，才讓猶太人成為全世界最會賺錢的民族呢？
於是我決定來效法一下。
我上個周五把《致富心態》下集拍完後，就把電腦關了。
隔天睡到飽後，泡了杯咖啡，帶了一本我最近超愛的書《我可能錯了》，到社區的搖椅邊曬太陽邊看書。
下午外出吃飯，跟朋友聊天，過了個很充實的下午。
回家後我終於把被書淹沒的工作區好好地整頓一翻，一邊整理一邊隨手翻書。
結果我就不小心把萬維鋼講 AI 的新書《拐點》翻完了。
晚上和老婆聊個天，跟女兒玩一下，很早就洗洗睡。
星期天一早終於把公路車從壞掉的訓練台上拆下來，還把兩輪都沒氣的環遊世界旅行車換了個內胎。
我也把好久以前從 wiggle 上買的新 Brooks 坐墊也換上了。
這些都是我積了好久想做的事情啊！
換完之後整台車煥然一新，我迫不及待騎出去買了杯飲料回來。
好久沒騎這台車了，真的好開心啊！我接下來應該會常常騎它出門吧。
回來後看看錶，還沒有 12 點，但感覺已經做了好多事情。
中午吃完飯我才打開電腦，迫不及待地打開 notion，計畫即將來到的新的一周，覺得幹勁十足。
我現在已經開始期待本周的安息日了，除了練吉他以外，我還想帶女兒去游泳池玩水。
我真心認為，這種強制自己耍廢一天的安息日，會跟八點之後關閉所有電子產品的規定一樣，對我的生產力會有大大的幫助。
過了幾個月之後再來跟大家分享執行的心得。
以上就是今天的內容！
哇一不小心又講太多了，沒辦法，誰叫我是生產力狂人啊。
不過還是有很多內容還沒有講到，所以也推薦大家可以自己找《上線時間管理術》來看看。
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