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張修修超高效生產力系統!

一天只要 4 小時,就可以完成 2 倍以上的事情!(2024 年最新版)

之前一篇文章介紹了劍橋醫科的學霸 Ali Abdaal 的新書《高效原力》他可以說是知識型 YouTuber 的頂點啊,6 年賺了台幣 3 億耶真的超厲害。

文章發佈後收到了相當廣大的回響,大家尤其對他在書中破除的一個大迷思相當有共鳴,那就是:「如果你想要成功,就必須要努力拼命工作。」

他認為過高的工作時數並不代表高生產力,而是會走向過勞。只有讓自己的工作時間減少,極度專注在和自己價值觀相符的目標上,我們才會開心,也才能持續做到成功來臨的那一天。

這點我再認同不過了,所以當他在上個月宣布要成立一個付費社群,把他歸納出來的「高效生產系統」手把手地花一年的時間教給大家,而且第一批只收 500 人,我就花了 800 美金手刀加入了。到現在才過了一個多月,我覺得我學到的東西已經遠遠超過這個數字了。

這篇文章我要來分享我從他那邊學到的幾個重點加上其他兩位生產力大師 Jim CollinsCal Newport 的秘訣,歸納出來的讓我工作時間減半,但效率加倍的「張修修超高效生產力系統」!

總共有 6 個重點,希望能幫助你順利完成大大小小的目標。

張修修超高效生產力系統很多有訂閱我電子報的朋友都知道,我今年除了會出一本書加上一個線上課程以外,最重要的事情,就是成立一個已經計畫快兩年的線上社群。

我一直覺得線上課程最大的缺點,就是學員把課買回去之後,完課率不高。

就算看完了,真的把課程內容實際用在自己身上的比例更是少之又少。

我不想把課賣出去之後就覺得沒我的事了,我希望讓每位學員不但要把課程看完,還要真能用得上。

用上一次還不夠,最好要變成習慣。

要達到這個目的,其中一個最重要的關鍵,就是藉由一個有相同價值、相同目標的社群的力量

這個社群中的大家可以互相交流,互相分享成功經驗,互相討拍鼓勵,還可以揪團一起運動。

這也是我遲遲沒有開 YouTube 頻道會員的原因,我不想收了大家的錢,但只能給一些會員專屬勳章之類的東西,我想要做得更多。

正在如火如荼規劃的時候,我看到 Ali Abdaal 開啟了他的「生產力實驗室」,我就在第一時間加入了。

我的目的有兩個:

1. 跟世界最強的團隊學習,看他們是如何打造社群的;

2. 看看我自己的「生產力系統」有沒有可以再強化的地方。

第一點我才剛開始還在學習中,但他做的跟我規劃中的其實差距不大。

而關於第二點,我發現我的系統和他的大概有 87 分像,整個架構超相似,都是以每天、每周、每季、每年這四個時間單位來進行計畫。

有些地方我覺得我甚至考慮得比較周到,尤其是細部的執行面。

像我之前分享的進入心流的方法888 工作法設定目標的科學方法等等。

所以剛好可以趁加入這個社群的機會,把我先前的系統去蕪存菁後,設計出來我自己的高效生產系統來跟大家分享。

超高效生產力 6 大重點

超高效生產力 6 大重點第一:記錄每天的超專注時間

我在之前的文章,把這段超專注時間叫做「精神時光 90 分」。

我在講睡眠那幾篇文章有講到,我們晚上睡覺的時候是以 90 分鐘為一個睡眠週期。

Andrew Huberman 也曾在節目中說,當我們醒著的時候,身體的能量和專注力也是以 90 分鐘到 110 分鐘,為一個週期來進行的。

他說以目前的研究統計的結果,人能夠持續維持高專注的時間長度,大概就是 90 分鐘,而我自己的經驗也差不多。

所以我會在每天找出 2~3 個 90 分鐘的時段 block 起來,準備拿來進入「精神時光 90 分」。

後來我把這段時間稱為 Ultra Focus Odyssey,簡稱 UFO

我會確保所有會讓我分心的事物被排除掉,把手機設成靜音放在高處、把會讓人分心的網站全部用 StayFocusd 這個軟體擋起來。

但我後來習慣後就完全不會分心了,所以有沒有擋也沒差。

我也會先把膀胱清空、把茶或咖啡泡好,接著把頭頂的燈關掉,只開檯燈,讓視線能夠集中。

接下來我會閉起眼睛冥想 30 秒到 1 分鐘,想想我接下來這 90 分鐘要做什麼,為什麼這件事情很重要。

然後睜開眼睛,按下我的 dretec 倒數計時器大大的按鈕,開始工作。

我想像把它按下去之後,只要我分心三秒鐘就會爆炸,這讓我有時候心思不小心飄掉的時候會馬上抓回來。

專心工作 90 分鐘過後,我會在我 notion 每周計畫表格中的 daily tracking 中,在 UFO 這個欄位記下 1。

然後我會在創作番茄這個欄位記下 3,因為一個番茄鐘是 30 分鐘嘛。

我也會同時在對應的 action item 那裡把用掉的番茄數字填進去。

這個動作超級重要,這樣我才知道我在每件事情上花了多少時間。

但並不是每次都能成功,Ali 說他有次為了要擤鼻涕,只能中斷去廁所拿衛生紙。

於是他馬上從 amazon 買了海量的衛生紙放在身邊,再加上一個垃圾桶,這樣下次就不會因為這樣被打斷。

執行一陣子後,會讓自己分心的因素就越來越少,成功機率也越來越高。

以我的經驗,一天能成功一次是低標,兩次的話那天就算很有生產力的一天,如果做到三次,那就是大成功。

我目前是目標一周完成 10 次的 UFO,我會拿來念書、讀論文,寫文章或影片腳本。

第二:確保每天有 8 顆以上的創作番茄

這裡的天是指工作天,意思是每天只要有 4 小時用來創作的高專注工作時間就夠了。

你可能會覺得,才 4 小時,會不會太少啊?

Ali 在直播的時候就有人問這個問題,那位學員覺得才這點時間,怎麼有辦法打造一個成功的事業。

結果 Ali 很有自信地跟他說,一天 4 小時的高專注時間絕對是綽綽有餘,超過 5 小時可能還會讓生產力下降。

但前提是這 4 小時是極度專注,而且是花在你的事業最核心的任務上,

像我的話就是寫影片腳本啦,設計課程啦,構思行銷計畫等等。

開會、回 email、處理行政事務這些都不算。

《用心休息》這本書裡面,作者方洙正整理了許多偉大創作者以及科學家的工作時間:

達爾文大家應該都知道吧,他早上散步吃完早餐後,八點會到書房工作一個半小時到九點半。

之後休息一下,十點半又開始工作到中午,吃完飯回幾封信。

三點小睡一下,之後從四點半在工作到五點半,總共四小時,打完收工。

他總共完成 19 本著作,其中《物種起源》的影響力應該就不用多說了。

法國最偉大的數學家之一:亨利・龐加萊也是。

他每天只花早上十點到十二點,以及下午五點到七點,用盡腦力來思考最深奧的數學問題,也是四小時。

馬奎斯一天花五小時寫作,海明威從早上六點工作到十二點。

幾乎所有極度用腦的創作者都認為,一個人的腦力一天頂多只能保持巔峰 3~5 小時左右,再硬撐也生不出什麼好東西出來。

所以只要每天確保達陣四小時,其他的時間就可以安心拿來做雜事、散步或運動、當然還有跟家人相處。

超級暢銷書作家及商管顧問,《基業長青》和《從 A 到 A+》的作者 Jim Collins,在接受 Tim Ferriss 訪問的時候,曾經講說他每天只記錄 3 件事情:

第一個是當天的心情。從 -2 分到 2 分,-2 就是感覺跟屎一樣,0 是平平,2 是超棒。

第二是當天發生了什麼事。這樣他之後回顧的時候,就可以知道心情超差以及超棒那幾天到底發生了什麼,以後可以趨吉避凶。

第三個就是記錄當天的高專注創作時間

有時候狀況好,心智清明且無俗事打擾,他可以吃下 8~9 小時的創作時間。

但有時候出去休個長假或生病,可能連續好幾天都沒有工作。

不過他說,不管是晴天雨天、生病或健康,他只要確保從今天往回數 365 天的總創作小時大於 1000 小時,那就沒問題了。

以一年大約 260 個工作天來算,一天平均 3.85 小時,還是一樣,4 小時。

所以 2 個 UFO 以及 8 顆創作番茄就是我每天的目標。

說實在的,知道了這也是其他頂級創作者的目標,讓我的壓力少超多。

每天四小時不算太難,做到之後不但心情好,也更有動力再多做一些。

我有時候就會趁一些零碎時間,用手錶的倒數計時器,硬擠一顆番茄出來。

第三:採用 Pull Based Workflow

這招是 Cal Newport 的新書:《Slow Productivity》裡面講到的。

他說一般人或組織採用的是 push based 來決定一天要做什麼。

他們會先列出一長串的待辦事項,然後很有雄心壯志的把一堆事情塞到每天的 to-do-list。

他們並沒有估計每件事情需要花多少時間完成,也不管每天到底有沒有足夠的時間可以做這些事,下場當然就是每天的事情都做不完,讓自己壓力越來越大。

而 Cal Newport 的方法是,先把所有代辦事項依照輕重緩急列出來,然後指定一個「處理中」的欄位。

最多一次只能把代辦事項裡抓三個到「處理中」,每天就用事先 block 起來的時間來處理,處理完一件事情再拉下一個進來。

雖然事情還是永遠都做不完,但只要確保自己每天有執行 4 個小時的高專注時間,就可以把大大小小的事情按部就班完成。

我把這個工作流程整合到自己的高效生產系統就長成這樣:

我也會有一長串 action items,這些 action items 可能是個別存在,或者屬於某個 project 或影片製作。

像我做一支影片就分成 pre-produciton、film、edit、ttdu 這四個工作項目。

每個工作項目我會預估需要多少創作番茄,然後都標上優先程度和預計要花幾顆。

這個優先程度會每天調整,確保隨時都會有 3 個左右被設成 first priority。

接著我會在行事曆 block 出我預計執行 UFO 的時間區塊,時間到了就開始專心做。

做完了我會把花的時間填到實際執行的創作番茄那一欄。

這樣的工作流程有相當多好處,我列出 3 個我最有感的:

  1. 大大減輕事情做不完的壓力。
  2. 精準知道我每一個案子的執行時間,如果要跟客戶報價也可以有依據。
  3. 可以讓目標設定更合理而且準確。

因為每天的工作時間就是 4 小時,而每個案子需要的時間也都能預估出來,不會目標設下去之後,到死線前才發現根本辦不到。

Pull-Based Workflow第四:每天早晚有固定儀式

Ali Abdaal 每天早上會有一個 morning manifesto,他會把這個晨間宣言分成三步驟:對齊、組織、反省。

在對齊階段他會問自己 2 個問題:

  1. 本周最重要的三個產出事項是什麼?他發現如果不每天問自己這個問題就可能會忙到忘掉
  2. 今天要做些什麼,是不是都放在行事曆裡了?

組織階段主要就是調整各個計劃和 action item 的順序和進度等等。

反思階段他會問問自己今天心情怎樣,然後想想值得感謝的事情。

我目前也把這三個事情放在我的 morning routine 中。

除此之外,我還會測量 3 個重要生理指標:HRV、血壓、跟握力,這可以讓我對當天的身心狀況有個底。

Cal Newport 會有個每天的關機儀式,宣告今天的工作完成了。

這麼做可以給自己的大腦一個指示,該把主控權從交感神經交給副交感神經了。

每個人可以依照自己的生活習慣設計自己的關機儀式。

我目前是兩階段關機,第一階段是大概五點左右會走路去接女兒下課,然後回家一起吃晚餐,吃完飯洗完碗就會把大燈都關掉。

如果工作實在太多,我會在晚餐後塞 2~3 個創作番茄,然後幫女兒洗澡之後自己泡澡 20 分鐘,這就是最終的關機了。

通常只要有好好執行關機儀式,不管早上多忙多高壓,我晚上都會睡得蠻好的

第五:嚴格執行每周計畫

一個好的 weekly plan 要從每周的第一天,也就是星期天開始。

我現在會在每個禮拜天的下午,先把電子報的內容寫完之後,開始做每周計畫。

首先我會做 weekly reflection,問自己 4 個問題:

第一:上一周的 highlight 是什麼?

第二:上一周的 lowlight 是什麼?

第三:學習到的東西?

第四:感恩的人事物?

Ali 的 weekly reflection 跟我差不多,但他多問了一件事情:本周要完成哪 3 件事情,就能成為完美的一周。

剛剛講到嘛,他也會每天不斷提醒自己這 3 件事情。

我覺得超棒的,所以這也變成我現在每周計畫的一部分。

舉例:我上周的 highlight 有寫到以下這幾個:

第一:完成了 11 個 UFO!比預計的還多 1 個!

第二:和老婆一起到女兒的幼兒園進班觀察,看女兒認真工作好可愛🥰

第三:開始把多一點間歇跑加到平常的 zone 2 訓練,發現 VO2 max 逐漸上升中。

第四:看了好幾場 NBA 季後賽好球。

我上周的 lowlight 則是有:念書進度落後😅、該給設計公司老闆 LEon 的問卷還沒交,還有 1000 名鐵粉的信只回到 No. 133,希望能再快一點。

學習到的是,我感覺禮拜五最後一個 UFO 感覺專注度已經沒有前面幾個高了,看來我的 UFO 目前真的就是 10 個。

最感謝的就是老婆,上週出外勤三天,在報稅忙季還要出去提供財務顧問的工作,真的辛苦了。

而本周要完成的的事情就是兩個影片腳本、念書兩章並做好筆記,以及看完 Dr. Leah Lagos 的有關訓練 HRV 的書。

每周計畫真的是高效生產系統的重中之重啊,好好地確實執行,真的可以大大增加我的生產力。

第六:將運動計畫放到一早執行

這個是我自己特有的。

這幾年看了這麼多資料,還有自己的親身體驗,我深深覺得運動這件事情,絕對是增進身心健康和大腦認知能力最強的絕招,沒有之一。

只要我早上有出門跑步,我那天的心情一定是好的,早上的工作效率也會是高的。

所以在工作日早上先運動,已經變成我不能妥協的一件事情。

我會 block 出整整兩小時的時間,在這段時間我會做大概 45~60 分鐘的跑步訓練,如果天氣不好就在家裡踩台。

之後我會做些伸展等恢復動作,洗澡、泡冰水,然後泡杯咖啡,冥想 15 分鐘,然後展開每天的第一個 UFO。

只要搞定了每天一早的這 3.5 小時,我知道我就會擁有一個超棒的超有生產力的一天。

以上就是我從生產力大師們學來的方法,整合起來後設計出的最符合我現在工作型態的高效生產系統,希望對你有幫助。

可能很多人會好奇我是用什麼軟體,現在我是用 Notion 和 Obsidian 來實作。

但是大家可以用自己習慣的軟體,甚至用筆記本和白板就可以了。

工具從來不是重點,方法和邏輯才是。

我覺得對我們個人創作者或一人公司創業者來說,讓身心健康維持在高檔,用最少時間產出更多高品質的內容,並且有一個可靠的系統能持續執行下去,是能不能成功的關鍵。

希望我的系統能給你一些靈感,幫你打造出最適合自己的高效生產系統。

最後也來推薦一下我的電子報:張修修的自由之路。

我每個禮拜會分享我和網友們在通往財務自由、免於病痛自由,以及心靈自由這條路上的探索和時間。

網址是 shosho.tw/free。

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